Le routage est par définition l’ensemble des opérations nécessaires à l’acheminement de messages.
Il est utilisé en marketing direct pour tous types d’applications : de la diffusion de mailing courrier, e-mailing, fax mailing, envoi de SMS groupés, e-newsletter à la gestion d’envoi d’alertes, de notifications …
Pour vos campagnes de marketing direct vous pouvez faire appel à un prestataire de service « routeur » ou vous équiper d’un logiciel qui vous permettra de faire vos routages depuis votre ordinateur personnel.
Pour le traitement de gros volumes d’envoi préférez faire appel à un « routeur » qui en fonction de vos besoins vous proposera une prestation adaptée. Les routeurs sont spécialisés dans la diffusion d’envois en nombre proposent généralement deux type d’applications :
- L’envoi de messages en multidiffusion, (personnalisés ou pas) vers des centaines ou des milliers de destinataires (courrier, fax, e-mail, SMS).
- L’envoi de messages en « point à point » permettant l’envoi d’un message individualisé (fax, e-mail ou SMS) vers un destinataire unique.
Les prestataires de routage qui initialement se limitaient à la diffusion des messages ont aujourd’hui élargi leur champ d’action et proposent une prise en charge complète des opérations :
- réception des fichiers (documents, listes de destinataires),
- mise au format,
- personnalisation,
- routage,
- reporting,
- gestion des retours …
Certains d’entre eux complètent également leur offre par de la location de fichier.
Pour les entreprises qui ont depuis quelques années pris conscience de l’importance d’une relation personnalisée et régulière avec leurs clients, la multidiffusion de messages électroniques est devenue un outil privilégié. Elle s’intègre idéalement dans les techniques de marketing direct (prospection, information …) et les techniques de gestion de la relation clients (fidélisation).
Les petites structures (TPE-PME) pour lesquelles les prestations ou les tarifications des « routeurs » sont souvent inadaptées préfèreront l’utilisation des logiciels de création et d’envoi de mailings fax, e-mail et SMS permettant de réaliser en toute autonomie le routage des campagnes de marketing direct à partir d’un ordinateur personnel.
Pour choisir la solution la plus adaptée à vos besoins, il faut prendre en compte les aspects qualitatifs (fonctionnalité, qualité de service, suivi statistique) mais également économiques (prix des prestations, coût cachés …)
Voici un comparatif entre les prestations proposées par un «routeur » classique et celle que vous retrouverez à l’utilisation d’un logiciel de routage. Ce comparatif dresse un bref panorama des principaux critères qui influent sur le choix des entreprises
| ASPECTS QUALITATIFS | Prestataire de routage | Logiciel de routage |
| Capacité de routage | + + + | + (*) |
| Simplicité d’utilisation | – | +++ |
| Autonomie | – | +++ |
| Délivrabilité des messages | +++ | (*) |
| Envoi par serveur professionnel | +++ | (*) |
| Tracking et rapport d’analyse | +++ | (*) |
| ASPECTS ECONOMIQUES | ||
| Achat de licence | non | oui |
| Frais d’ouverture de compte | oui | non |
| Abonnement | oui | non (*) |
| Tarification à la consommation | oui | non |
| Autre coûts | oui | non |
(*) Les Logiciels de routage proposent des options telles que le tracking, l’utilisation d’un serveur SMTP etc … En fonction des options sélectionnées les capacités des logiciels de routage peuvent égaler les prestations des routeurs.
Capacité de routage :
Si vous souhaitez effectuer des envois en nombre, il est évident que l’utilisation d’une plateforme de routage deviendra rapidement indispensable. L’avantage des routeurs est que vous pouvez toucher un maximum de personne en un temps record. Les logiciels de routage offre une capacité d’envoi limitée. Concrètement, vous ne pourrez pas envoyer le même nombre de messages dans le même laps de temps chez un routeur et avec votre logiciel de routage.
La souscription d’option telle que l’envoi par serveur SMTP dédié améliorera les capacités de votre logiciel. Elle vous de permettra en autre de ne plus être soumis aux quotas souvent très restrictifs imposés votre fournisseur d’accès Internet, d’effectuer l’envoi de vos campagnes à grande vitesse, sans risque de blocage en répartissant la charge de vos envois.
Simplicité d’utilisation :
Contrairement à ce que l’on pourrait imaginer, la mise en place d’une campagne de routage sera plus simple et plus rapide si vous utilisez un logiciel de routage. En effet, dés lors que vous aurez acquit le logiciel, il vous suffira de l’installer sur votre poste de travail et de suivre la marche à suivre. Les logiciels de routage sont très souvent munis d’un assistant qui vous permettra d’effectuer votre routage étape par étape depuis l’importation de vos données jusqu’au suivi statistique de vos campagnes.
La mise en place d’une opération de routage avec un prestataire est un peu plus lourde. Les « routeurs » imposent souvent des formalités telles que l’ouverture d’un compte, des minimum de facturation, des minimum de volume.
Etant donné les volumes traités les routeurs imposent également des délais de production incompressibles, ce qui implique une flexibilité moindre.
Délivrabilité des messages :
Le taux de délivrabilité (nombre de messages arrivés à destination) dépend souvent de la qualité du fichier sur le quel est diffusé le message. Une adresse erronée ou incomplète, un changement de dénomination sociale, de ligne téléphonique et votre message n’atteindra jamais sa cible de destination ! Il est donc indispensable d’utiliser un fichier à jour pour éviter les NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée), les hardbounces (adresses emails qui n’existent plus), les messages non remis etc… C’est dans cette optique que les éditeurs d’annuaires sur CD-Rom œuvrent pour proposer des fichiers réactualisés tous les 4 mois. Pour communiquer sur des fichiers toujours à jour, privilégiez les formules d’abonnement aux mises à jour proposées par les éditeurs de CD-Rom. Ces formules vous permettront de recevoir les dernières versions des fichiers dès leur parution sur le marché.
Les routeurs peuvent vous prodiguer des conseils et vous donner des astuces pour augmenter le taux de délivrabilité de vos messages.
En e-mailing, il existe de nombreuses actions pour augmenter la délivrabilité des messages que vous ne pourrez pas gérer avec un simple logiciel notamment des actions liées à la qualité de la base (Suppression des adresse suspectes, génériques ou inexistantes) au contenu du message (non respect de certaines normes techniques, utilisation de mots suspects..).
Aspect économiques :
Une fois votre licence d’utilisation acquise, votre logiciel de routage n’occasionnera quasiment aucun frais supplémentaire si ce n’est l’acquisition d’un module de « tracking » ou, l’abonnement à un service d’envoi par serveur SMTP professionnel que vous pouvez faire ultérieurement pour optimiser la capacité de routage de votre logiciel et analyser les retours de vos campagnes.
En ce qui concerne les « routeurs », leurs prestations plus étendues engendrent plus de frais notamment :
- des frais d’ouverture de compte,
- des frais d’abonnement mensuel,
- des coûts de formation (nécessaires pour comprendre et utiliser les plateformes de routage en toute autonomie)
- et également des frais relatifs à l’envoi des messages facturés différemment selon le mode de routage des campagnes. Pour le courrier et l’email, facturation au message envoyé. Pour le fax, facturation à l’abouti.
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